Durch sehr gute Ergebnisse im Tagesgeschäft entwickelte sich das Neukundengeschäft von DAH Consulting enorm schnell. Das führte zu Schwierigkeiten in administrativen Bereichen wie Onboarding, Buchhaltung und Projektübersicht. Viele Schritte mussten notdürftig von Mitarbeitern übernommen werden, die dadurch weniger Zeit für andere Aufgaben hatten.
Es sollte ein System geschaffen werden, das den Neukunden trotz Automatisierungen ein professionelles und persönliches Gefühl gibt. Gleichzeitig sollte sichergestellt werden, dass keine Aufgaben wie Rechnungsstellung, Buchhaltung & Co. mehr untergehen. Ziel war es, das Fundament für nachhaltiges Wachstum zu legen, um die Qualität trotz Skalierung konstant hoch halten zu können.
Der Onboarding Prozess von Neukunden wurde systematisiert. Alle Assets werden künftig zentral gespeichert. Die Aufgabenverteilung an die Mitarbeiter erfolgt vollautomatisch, wodurch sich der Arbeitsaufwand pro Kunde massiv reduziert. Durch das neu eingeführte Übersichtsdashboard werden Deadlines ausnahmslos eingehalten. Es besteht immer eine Übersicht über aktive und inaktive Kunden, den aktuellen Rechnungsstatus sowie den Projektfortschritt jedes Einzelnen.
Aufwand pro Onboarding von 50 Minuten auf 10 Minuten reduziert.
Nur noch 1 statt 3 Mitarbeiter pro Neukunde involviert.
Deni ist Gründer der Personalvermittlung Vibeworks, mit der er sich auf den Bereich Barkeeping und Service fokussiert hat. Eine Vielzahl an Projekten und vermitteltem Personal verursacht einen hohen Aufwand, der bisher manuell abgearbeitet wird und die Angestellten von den Kernaufgaben abhält. Zusätzlich entstehen dadurch massive Kosten für die Mitarbeiter sowie den Steuerberater.
Ein ganzheitlicher Prozess, angefangen vom Hiring der Mitarbeiter über die Schulung bis hin zur organisatorischen Anmeldung. Dadurch soll die Belegschaft entlastet und den Bewerbern gleichzeitig ein professionelles Gefühl vermittelt werden. Die digitale Abbildung des Prozesses spart zusätzlich Zeit und Geld.
Mit der Unterstützung von makeautomation wurde ein effizientes System entwickelt, das mehr Übersicht im Hiring Prozess gibt und den gesamten administrativen Aufwand um 90% reduziert. Zusätzlich wurde ein übersichtliches Dashboard erstellt, das mit dem vorhandenen System kommuniziert und dem Geschäftsführer mehr Übersicht verschafft, ohne jedes Mal nachfragen zu müssen.
Aufwand pro neuer Bewerbung von 20 Minuten auf 2 Minuten reduziert.
Involvierte Mitarbeiter von 4 auf 1 Person reduziert.
Tim & Leonie sind die Videoagentur Heyenandfriends. Sie erstellen hochwertigen Videocontent in unterschiedlichsten Formen. Ein Teil ihrer Agentur ist der Bereich „Testimonial Videos“ - hier machen sie authentische Case Studies in Video Form sichtbar. Da bei Testimonial Videos immer drei Parteien involviert sind (Auftraggeber, Kunde und Heyenandfriends), sind Kommunikationsschwierigkeiten und Informationsstau vorprogrammiert. Das kostet Zeit und führt zu Unzufriedenheit bei allen Parteien.
Ein vereinfachter Prozess zur Erstellung der Testimonialvideos war das Ziel, um den gesamten Ablauf für alle zu vereinfachen und zu beschleunigen. Alle Beteiligten sollten jederzeit transparent Übersicht über das Projekt haben und beispielsweise Termine einfach fixieren können.
Es wurde ein ausgeklügelter Prozess implementiert, der über ein simples Formular angestoßen wird. Automatisch werden alle Informationen vom Kunden des Auftraggebers eingeholt und die Assets jederzeit für alle zugänglich gemacht. Die Terminfindung wurde vereinfach und die Beteiligten erhalten vor dem Drehtermin nochmals alle wichtigen Informationen zur Verfügung gestellt, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Das spart Zeit und macht allen Parteien mehr Spaß.
Mailverkehr zwischen drei Parteien um 70% reduziert.
Vorbereitungsaufwand vor Ort um 30% reduziert.
